Medicopharmacia
Širok nabor funkcionalnosti orodij znotraj Power platforme omogoča praktično vse, kar potrebujejo podjetja za optimizacijo procesov. Prav na tak način svoje procesne izzive premaguje podjetje Medicopharmacia.
Podjetje je s pomočjo partnerja B2 IT začelo s postopnim uvajanjem novosti na področju digitalizacije in avtomatizacije procesov, ki so jih do sedaj vodili pretežno ročno.
Predstavitev
Medicopharmacia je regijsko farmacevtsko podjetje s sedežem v Sloveniji, specializirano za uvoz, distribucijo in prodajo zdravil. Njihov cilj je, da znotraj farmacevtske industrije zagotavljajo najboljšo storitev. Zato stremijo k razvoju organizacije in zaposlenih skozi uporabo naprednih tehnologij, da ta cilj uresničijo.
Izziv
Iskali so način kako omogočiti nadzor nad projekti. Ker gre za proces, ki zahteva številne odobritve, potrjevanja in zbiranje dokumentacije ter vključuje večje število deležnikov, ki sodelujejo med seboj, so iskali rešitev, ki bo za uporabnika enostavna, pregledna in skladna s predpisi.
Rešitev
Ker je bil cilj vzpostaviti transparenten in poenostavljen proces, so med ključnimi zahtevami rešitve postavili avtomatizirano obveščanje deležnikov v projektu, potrjevanje posameznih stopenj procesa ter različne prikaze podatkov glede na vloge prijavljenih uporabnikov. Imeli so jasno ustvarjeno sliko, kje so izzivi pri projektih, zato so iskali kompetentnega ponudnika, ki že nudi primerno rešitev ali bi jo izdelal po meri.
Izdelava digitalne aplikacije po meri
Ker so v preteklosti že sodelovali s podjetjem B2 IT pri izvedbi naprednih računalniških izobraževanj za zaposlene in bili takrat zadovoljni z rezultati, so z veseljem preverili tudi možnost sodelovanja za iskano aplikativno rešitev. Izkazalo se je, da je glede na popis izzivov in želja prava rešitev izdelava aplikacije po meri, narejene s Power orodji.
Razvoj rešitve
Med razvojem rešitve je bilo potrebno priskrbeti pravilne poglede in oddaje zahtevkov, da je lahko zagotovljena visoka stopnja transparentnosti organizacije in vodenja projektov, pa tudi poskrbeti za preglednost in skladnost s predpisi.
Funkcije aplikacije
Končna aplikativna rešitev v različnih stopnjah projektov omogoča funkcije:
- stopenjskih odobritev,
- komunikacijo pobudnikov projektov in potrjevalcev,
- beleženje zgodovine sprememb,
- pregled stanja nalog in
- avtomatizirano pretvarjanje datotek.
Rešitev ponuja tudi različne poglede znotraj aplikacije, ki so prilagojeni glede na funkcije in vloge.
Preglednost, transparentnost in dober nadzor nad projekti so v farmacevtski industriji izjemnega pomena. Z digitalno aplikacijo Activity APP smo ohranili visoke standarde in hkrati veliko pridobili na času. Pri razvoju aplikacije smo sodelovali z B2 IT, ki je pokazal izjemno razumevanje naših potreb, sposobnost prilagajanja številnim spremembam in predvsem dobrodošlimi tehničnimi predlogi. Nastala je optimalna rešitev, ki zagotavlja vse zgoraj našteto.
Katarina Zlatolas Čekrlić
Vodja terapevtskega področja
Kako so se lotili projekta?
Razvoj projekta je potekal v več fazah.
- Najprej je bilo potrebno popisati procese, potrebe in želje naročnika.
- Po podanem predlogu rešitve partnerja B2 IT, ki je dodatno vseboval tudi popis procesa razvoja rešitve, je podjetje Medicopharmacia podalo povratno mnenje.
- Po nekaj usklajevanjih so skupaj prišli do načina priprave rešitve, ki je upoštevala vse željene potrebe ter izzive.
Orodja, s katerimi so pripravili rešitev
PowerApps za izdelavo aplikativne rešitve.
Power Automate za avtomatizacijo procesov obveščanja, ustvarjanje strukture dokumentnih knjižnic in pripravo poročil v obliki PDF.
SharePoint Online za dokumentno knjižnico in shranjevanje izhodov iz procesov.
Primerjava stanja pred in po uvedbi rešitve
PREJ
- Večina komunikacije je tekla preko e-sporočil in pisnih dokumentov, kar je pomenilo manjšo preglednost za vse deležnike, veliko hitre pošte, tiskanja, e-sporočil in zamud.
POTEM
- Sedaj so tako komunikacija kot vsi potrebni podatki na enem mestu in na enem kanalu.
- Vzpostavljen je dober vpogled, nadzor in transparentnost vsakega projekta.
Prednosti aplikacije
Za podjetje, ki ima sedež v Ljubljani in pisarne v različnih državah, je spletna rešitev ključna pri projektih, kjer je potrebno sodelovanje več ljudi iz različnih pisarn.
Prednost je predvsem za zaposlene v regiji, ker imajo zdaj lahko popoln nadzor nad svojim projektom.
Ena od prednosti rešitve je tudi izkoriščenost licenc M365, saj je rešitev izdelana s Power orodji, ki so že vključena v njihove licence.
Z aplikacijo Activity APP smo ohranili visoke standarde in pridobili na času
Katarina Zlatolas Čekrlić
Vodja terapevtskega področja
