Teams novosti | Kanal v skupni rabi
Teams novosti | Kanal v skupni rabi
V Microsoft Teams je poleg standardnega in zasebnega kanala, sedaj mogoče izbrati tudi kanal v skupni rabi (ang. Shared Channel). Kanal v skupni rabi naslavlja nekatere omejitve članstva v kanalih. Če imate ekipo s standardnim kanalom in želite v kanal dodati tudi člana, ki ga ni v tej ekipi, imate težavo. Standardni kanal vsebuje vse člane v ekipi, brez izjem. Če želite imeti kanal, ki ne bo vseboval vseh članov ekipe, se lahko poslužite zasebnega kanala. Obratne poti do sedaj ni bilo. Tu nam prihaja Microsoft nasproti s kanali v skupni rabi. V kanal v skupni rabi lahko izbirno sprejmete vse obstoječe člane ekipe kot tudi osebe, ki niso v ekipi. To še posebej prav pride v primeru med oddelčnega sodelovanja.
Kje se trenutno pojavljajo izzivi z organizacijo komunikacije ekip?
Če je vaša Microsoft Teams struktura ekip grajena po vzoru oddelkov, potem so člani ekipe, vsi člani nekega oddelka. Pogosto pa oddelki sodelujejo med seboj. Najpogostejši primer je oddelek informacijske tehnologije (IT), ki nudi podporo ostalim, lahko pa pride tudi do notranjih projektov, kjer IT oddelek izdeluje neko rešitev drugemu oddelku. Tu lahko pride do težav v komunikaciji med člani ekipe oddelka IT in drugega oddelka, saj člani niso v isti ekipi. Če bi dodali osebe iz drugega oddelka v oddelčno IT ekipo, bi prišlo do težav navzkrižja dostopov in zasebnosti, saj so običajno podatki v oddelčnih ekipah namenjeni le očem v oddelku. To bi lahko rešili z ločeno ekipo, vendar bi z vsakim projektom nastala nova ekipa, kar lahko hitro povzroči zmedo v strukturi.
Rešitev v obliki prednosti, ki jih prinašajo kanali v skupni rabi
To lahko rešimo z uporabo kanala v skupni rabi. Oddelka se morata le dogovoriti v kateri ekipi bo kanal. Običajno se odpre ekipa oz. kanal v našem primeru, pri izvajalcu rešitve. V oddelčni ekipi torej odpremo kanal v skupni rabi, vanj dodamo le osebe iz IT oddelka, ki sodelujejo na projektu in le sodelujoče osebe iz drugega oddelka, ki niso v tej ekipi. Tako ostane struktura ekip nespremenjena, na tak način tudi ne smetimo strukture in ne delamo kaosa, saj se lahko posamezniku nabere članstev v različnih ekipah in s tem oteži sledenje vsem spremembam v vseh ekipah. Obstaja še ena prednost kanalov v skupni rabi. S kanalom v skupni rabi ustvarimo prostor za sodelovanje z uporabniki zunaj organizacije. Ti člani se v standardnih in zasebnih kanalih imenujejo gosti. Velja omeniti, da v kanal v skupni rabi, ne moremo dodati gostov. Vseeno pa lahko dodamo zunanje člane iz drugih organizacij. Pri tem pa moramo zagotoviti, da sta obe organizaciji povezani. Povezava mora biti narejena v obeh organizacijah s strani globalnega administratorja. Ko sta organizaciji povezani, lahko v kanal v skupni rabi, na katerikoli strani, dodate osebe iz druge organizacije.
V kolikor se vam pojavljajo še kakšna vprašanja oz. potrebujete nasvet s strani naše izkušene ekipe, nam pišite na jaka.maticic@b2.eu.
Avtor: Alan Batagelj, predavatelj in svetovalec za M365
