Računalniški nasvet

Računalniški nasvet

Excel | Spustni seznam

19. 11. 2013 Računalniški tečaji

Spustni seznam v Excelu je funkcionalnost, ki jo velikokrat uporabljamo pri kalkulacijah. Ta ukaz uporabljamo v tabelah, ko imamo npr. opravka z nekim seznamom vhodnih podatkov in bi si želeli olajšati vsakokratno vpisovanje teh podatkov s tem, da ustrezen podatek izberemo kar iz spustnega seznama.

Gospa Lili je vodja prodaje in pripravlja različne kalkulacije in sezname s podatki, katere uporabljajo tudi njeni sodelavci.

Vnosov je veliko, zato seveda prihaja do napak pri vpisih različnih podatkov. Zanima jo ali lahko s pomočjo Excela sodelavcem in sebi olajša delo ter zmanjša možnost napak pri vnosu določenih podatkov.

 

Excel nam ponuja več različnih možnosti za tovrstne težave. Ena izmed njih je ukaz PREVERJANJE VELJAVNOSTI PODATKOV… (DATA VALIDATION…), ki omogoča kreiranje seznamov, preverjanje vrednosti, katere lahko vnesemo v celico, itd. Ob tem lahko nastavimo opozorilo o omejitvi, ki se pojavi takoj, ko se na celico postavimo in tudi opozorilo, ki se pojavi ob napačnem vnosu. Možnost napačnega vnosa se poveča predvsem kadar vnašamo večjo količino podobnih podatkov, zato jo odpravimo z omejenim vnosom dovoljenih vrednosti ali izbiranjem vnaprej določenih vsebin.

Postopek nastavljanja veljavnosti podatkov:

  • Postavimo se v celico (ali označimo območje), kjer želimo nastaviti pravilo.
  • Sprožimo ukaz PODATKI | PREVERJANJE VELJAVNOSTI PODATKOV

  • Določimo omejitev oz. izberemo "Seznam".

  • Nato označimo še Vir podatkov, ki jih želimo, da se nam pojavijo v spustnem seznamu.

  • Potrdimo s klikom gumba V REDU.

V tem istem ukazu najdete tudi npr. omejitev vnosa le pozitivnih celih števil.

 

Takšnih in podobnih trikov vas naučimo na tečaju Excel za zahtevne uporabnike. Vabljeni!

Nazaj