Gospa Sandra sprašuje: "Naše podjetje sporoča poslovnim partnerjem rezultate izpitov v poročilu, napisanem v Wordu. Ker uporabljamo za spremljanje podatkov Excelovo tabelo, si pisanje dopisov lajšamo s pomočjo spajanja dokumentov. S tem hitro izdelamo poročila za vse kandidate, vendar imamo težave z obliko določenih polj, ki jih popravljamo ročno. To nam vzame veliko časa, zato me zanima, če se da težavo rešiti hitreje?"
Vir podatkov za spajanje se nahaja v Excelovem seznamu. Podatki so v seznam vpisani in ustrezno obdelani.
*Osebni podatki v tabeli so namišljeni.
Ko omenjene podatke spojimo v dokument, lahko opazimo težavo pri obliki spojnih polj, in sicer pri numeričnih podatkih in datumskih oblikah. Spodnja slika prikazuje izsek dokumenta z vsemi spojnimi polji:
Opazimo lahko, da je datumsko polje in polje s točkami neustrezno oblikovano. Pri datumih smo namreč želeli imeti enako obliko kot v našem seznamu, enako želimo imeti oblikovane tudi številke pri točkah.
Poglejmo si rešitev!
Na spojnem polju, ki ga spreminjamo izvedemo desni klik in izberemo možnost Kode polj-preklop. Pojavi se koda izbranega polja za spajanje. Če želimo urediti obliko spojnega polja moramo dopisati kodo za oblikovanje.
Znaka \@ pomenita začetek oblikovanja datumov. Temu dodamo kodo za ustrezen datumski zapis. Možnosti kode:
- d- je dan v datumu izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2008)
- dd-je dan v datumu izpisan z dvema ciframa (npr. 05.1.2008)
- ddd-je dan v datumu izpisan s kratico dneva (npr. pon)
- dddd-je dan izpisan z besedo (npr. ponedeljek)
- M-je mesec izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2008)
- MM-je mesec izpisan z dvema ciframa (npr. 5.01.2008)
- MMM-je mesec izpisan s kratico (npr. jan)
- MMMM-je mesec izpisan z imenom (npr. januar)
- yy-je leto izpisano na zadnji dve cifri (npr. 08)
- yyyy-je leto izpisano s celo cifro (npr. 2008)
Ko z oblikovanjem zaključimo izvedemo desni klik po polju in izberemo možnost Posodobi polje. Na polju se uporabijo oblikovne nastavitve.
Enak postopek uporabimo za številčno oblikovanje, kjer je težava v tem, da Word prikaže odvečne decimalke oziroma številko "pokvari". Za začetek oblikovanja spojnih polj s številčnimi oblikami uporabimo znaka \# in dodamo ustrezno oblikovanje. Pri oblikovanju številk pomeni znak lojtra (#) prikaz cifre, če obstaja, številka nič (0) pa prikaz cifre tudi v primeru, če bi določeno mesto moralo biti prazno.
